Les présentes conditions de réservation s’appliquent aux réservations organisées par Travel 2 Namibia. Les clients sont priés de lire attentivement ces conditions avant de confirmer une réservation ou d’effectuer un paiement.
1. Réservations et conditions de paiement
1.1. Acompte
Un acompte de 40 % du montant total de la réservation, non remboursable et non transférable, est exigé pour garantir une réservation.
1.2. Solde
Le solde restant de 60 % doit être intégralement réglé au plus tard 60 jours calendaires avant la date d’arrivée prévue.
1.3. Confirmation des réservations
Une réservation n’est considérée comme confirmée qu’une fois le paiement requis encaissé et disponible sur le compte bancaire désigné de Travel 2 Namibia, et après émission d’une confirmation de réservation écrite par Travel 2 Namibia.
Les justificatifs de paiement, ordres de paiement, confirmations de virement ou transactions en attente ne constituent pas une réception des fonds et ne garantissent pas une réservation confirmée.
Toutes les réservations restent soumises à disponibilité jusqu’à l’encaissement des fonds requis et l’émission d’une confirmation écrite.
1.4. Références de paiement
Les clients doivent indiquer le bon numéro de référence de réservation avec chaque paiement afin que les fonds soient correctement affectés.
1.5. Réservations à moins de 60 jours de l’arrivée
Les réservations effectuées moins de 60 jours calendaires avant l’arrivée exigent le paiement intégral à l’avance.
1.6. Réservations de dernière minute
Les réservations de dernière minute nécessitant une confirmation immédiate ne peuvent être garanties que par paiement par carte de crédit, sous réserve d’autorisation, de traitement du paiement et de disponibilité.
Les virements bancaires et justificatifs de paiement ne seront pas acceptés comme base d’une confirmation immédiate des réservations de dernière minute.
Travel 2 Namibia se réserve le droit de refuser une réservation lorsque le paiement ne peut pas être reçu et vérifié dans le délai de réservation requis.
1.7. Virements bancaires internationaux
Les virements bancaires internationaux peuvent nécessiter environ 5 à 10 jours ouvrés pour parvenir et être crédités sur le compte bancaire de Travel 2 Namibia, selon la banque d’origine, les banques intermédiaires, la devise de paiement et les procédures bancaires.
Il appartient aux clients de prévoir un délai de traitement suffisant pour que le paiement intégral soit reçu dans les délais applicables.
Les retards dans les procédures bancaires internationales ne prolongent pas automatiquement les délais de paiement et ne garantissent pas le maintien des disponibilités.
1.8. Frais bancaires, frais de transaction et frais de service carte de crédit
1.8.1. Tous les frais bancaires, frais de virement international, frais de banques intermédiaires ou correspondantes, frais de conversion de devises et frais de transaction applicables sont à la charge du client.
1.8.2. Les paiements doivent être effectués de manière à ce que Travel 2 Namibia reçoive l’intégralité du montant facturé, sans déduction de frais bancaires ou de transaction.
1.8.3. Des frais de service de 3,5 % s’ajoutent à tous les paiements par carte de crédit.
1.8.4. Tout montant manquant résultant de frais bancaires, de frais de transaction ou de déductions reste dû par le client. Les réservations ne seront confirmées qu’après réception et encaissement de l’intégralité du montant dû, frais applicables compris.
2. Retard ou défaut de paiement
2.1. Le défaut de règlement du solde avant la date limite de paiement fixée peut entraîner l’annulation de l’ensemble de la réservation.
2.2. Travel 2 Namibia se réserve le droit d’annuler une réservation impayée ou partiellement payée lorsque le client n’a pas respecté les conditions de paiement convenues.
2.3. L’annulation peut intervenir sans autre préavis, et les montants déjà versés seront soumis aux dispositions d’annulation applicables.
2.4. Travel 2 Namibia ne saurait être tenue responsable de la perte d’hébergements, d’activités, de services ou de disponibilités résultant de paiements tardifs, incomplets ou non aboutis.
2.5. Une réservation annulée pour défaut de paiement ne peut être rétablie que sous la forme d’une nouvelle réservation, sous réserve de disponibilité, des tarifs en vigueur et des conditions de paiement.
3. Conditions d’annulation
Toute annulation doit être adressée par écrit à Travel 2 Namibia.
La date d’annulation effective est la date de réception de la notification écrite d’annulation.
Les pénalités d’annulation suivantes s’appliquent au montant total des prestations annulées :
| Délai d’annulation avant l’arrivée | Pénalité |
|---|---|
| 60 jours ou plus | 40% |
| 59–30 jours | 40% |
| 29–15 jours | 40% |
| 14–7 jours | 75% |
| 6–0 jours | 100% |
| Non-présentation | 100% |
3.1. Acompte non remboursable
L’acompte initial de 40 % est strictement non remboursable et non transférable, quelle que soit la date d’annulation, sous réserve de la législation applicable.
3.2. Calcul des pénalités
Les pénalités d’annulation sont calculées sur le montant total de la réservation ou des prestations annulées.
3.3. Imputation de l’acompte
L’acompte de 40 % fait partie de la pénalité d’annulation applicable et n’est pas facturé en tant que pénalité supplémentaire.
3.4. Frais d’annulation restant dus
Lorsque la pénalité d’annulation applicable dépasse le montant déjà versé, le client reste redevable du montant restant, sous réserve de la législation applicable.
3.5. Remboursements
Lorsque les paiements reçus dépassent la pénalité d’annulation applicable, tout solde remboursable sera traité sous réserve des conditions des prestataires communiquées séparément et de la législation applicable.
3.6. Prestations non utilisées
Aucun remboursement ne sera accordé pour les hébergements non utilisés, les activités manquées, les arrivées tardives, les départs anticipés ou les prestations refusées volontairement, sauf accord écrit contraire ou obligation légale.
4. Modifications et changements de dates
4.1. Toute modification ou annulation de réservation doit être demandée par écrit.
4.2. Les changements de dates, de camps, d’établissements d’hébergement, de catégories de chambres, d’activités ou de nombre de voyageurs sont soumis à disponibilité et aux conditions des prestataires.
4.3. Un changement de dates de voyage peut constituer l’annulation de la réservation initiale et la création d’une nouvelle réservation.
4.4. Lorsque seule une partie d’une réservation est modifiée ou annulée, la pénalité d’annulation applicable est calculée sur la valeur des prestations concernées.
4.5. Des frais administratifs peuvent s’appliquer aux modifications et changements de dates, de camps ou d’hébergements. Les frais applicables seront communiqués avant traitement.
4.6. Tout coût supplémentaire ou toute hausse des tarifs des prestataires résultant de modifications est à la charge du client.
4.7. Les paiements non remboursables ne peuvent pas être automatiquement transférés vers une réservation nouvelle ou modifiée.
5. Conditions des prestataires et des hébergements
5.1. Travel 2 Namibia organise hébergements, activités, circuits et autres services de voyage par l’intermédiaire de divers prestataires et opérateurs touristiques.
5.2. Chaque prestataire peut appliquer des conditions de réservation, de paiement, d’annulation et de modification supplémentaires ou plus restrictives.
5.3. Ces conditions seront communiquées avant la confirmation de la réservation et peuvent s’appliquer aux prestations concernées, sous réserve de la législation applicable.
5.4. Toutes les réservations restent soumises à disponibilité et à la confirmation finale du prestataire concerné.
5.5. Lorsqu’une autorité des parcs, un établissement d’hébergement ou un autre prestataire annule ou modifie de manière importante une réservation confirmée, Travel 2 Namibia communiquera le changement et vous aidera à trouver des alternatives disponibles ou les modalités de remboursement applicables.
5.6. Les annulations à l’initiative des prestataires sont traitées séparément des annulations à l’initiative des clients. Les pénalités d’annulation standard applicables aux clients ne s’appliquent pas automatiquement aux annulations à l’initiative des prestataires.
6. Repas et activités
6.1. Les prix des repas, des activités et des prestations optionnelles peuvent changer avant la confirmation.
6.2. Les formules de repas confirmées et payées sont généralement non remboursables et non transférables, sous réserve des conditions des prestataires et de la législation applicable.
6.3. Les réservations d’activités peuvent être soumises à des conditions d’annulation supplémentaires, à un nombre minimum de participants et à des restrictions opérationnelles ou de sécurité.
6.4. Lorsque des activités sont annulées en raison de la météo, de la sécurité ou de circonstances opérationnelles, le report et les remboursements sont soumis aux conditions de l’opérateur concerné et à la législation applicable.
7. Cautions d’hébergement
7.1. Certains établissements ou camps peuvent exiger une caution remboursable de N$500 pour la clé ou la chambre, payable directement à l’arrivée.
7.2. Le remboursement de ces cautions est soumis aux conditions de l’établissement, notamment la restitution des clés et d’éventuelles déductions.
7.3. Ces cautions sont distinctes des frais d’hébergement, sauf mention expresse contraire.
8. Droits d’entrée et d’utilisation des parcs nationaux
8.1. Les droits d’entrée et d’utilisation des parcs du ministère de l’Environnement, des Forêts et du Tourisme ne sont pas compris dans les tarifs d’hébergement, sauf mention expresse dans le devis ou la confirmation de réservation.
8.2. Les droits d’entrée sont généralement facturés par personne et par véhicule et par jour applicable, payables à l’arrivée au parc concerné ou au point de paiement désigné, et non remboursables une fois payés, sous réserve des conditions officielles.
8.3. Les clients sont responsables du paiement des droits applicables et du respect de la réglementation en vigueur au moment du voyage.
8.4. Les tarifs des parcs et les modalités de paiement peuvent changer conformément à la réglementation officielle.
9. Accès aux parcs nationaux et horaires des portes
9.1. Les portes des parcs sont généralement ouvertes du lever au coucher du soleil, selon les horaires officiels et la réglementation de chaque parc.
9.2. Les clients doivent arriver pendant les heures d’entrée autorisées.
9.3. L’entrée peut être refusée après la fermeture des portes. Travel 2 Namibia ne saurait être tenue responsable des frais supplémentaires résultant d’une arrivée tardive imputable au client.
9.4. Les clients doivent respecter toute la réglementation des parcs, notamment les limitations de vitesse, les itinéraires désignés et les règles de sécurité face à la faune.
10. Informations client et demandes particulières
10.1. Les clients sont priés de communiquer leur nationalité, leurs coordonnées pendant le voyage, leurs besoins alimentaires, leurs besoins d’accessibilité et toute autre information raisonnablement nécessaire à l’organisation de leurs prestations.
10.2. Travel 2 Namibia fera des efforts raisonnables pour transmettre les besoins pertinents aux établissements d’hébergement et aux prestataires.
10.3. Les demandes particulières restent soumises à disponibilité et à confirmation écrite.
11. Assurance voyage
11.1. Une assurance voyage complète est vivement recommandée pour tous les voyageurs.
11.2. L’assurance doit offrir une couverture adaptée en cas d’annulation et d’interruption de voyage, de retards, de frais médicaux, d’évacuation d’urgence et de rapatriement, ainsi que de perte ou de dommage aux effets personnels.
11.3. Certains circuits guidés, safaris réguliers et activités spécialisées peuvent exiger un justificatif d’assurance médicale et d’évacuation.
11.4. Les voyageurs en autotour sont également vivement encouragés à souscrire une assurance adaptée, en particulier pour visiter des régions isolées.
11.5. Travel 2 Namibia ne saurait être tenue responsable des frais normalement couverts par une assurance voyage adaptée, sauf lorsque la responsabilité ne peut être légalement exclue.
12. Conditions générales
12.1. Les clients sont responsables de l’obtention de passeports, visas, permis et autres documents de voyage requis en cours de validité.
12.2. Les clients doivent vérifier toutes les factures, dates de voyage, informations d’hébergement et confirmations de réservation et signaler rapidement toute divergence.
12.3. Travel 2 Namibia fera des efforts raisonnables pour fournir les prestations confirmées telles que réservées, sous réserve de circonstances indépendantes de sa volonté et des conditions des prestataires applicables.
12.4. Aucune disposition des présentes conditions n’exclut ni ne limite les droits ou recours qui ne peuvent être légalement exclus en vertu de la législation applicable.
13. Acceptation des conditions générales
Les présentes conditions de réservation doivent être mises à la disposition du client avant le paiement ou la confirmation de la réservation.
En procédant au paiement après avoir reçu ces conditions, le client reconnaît et accepte les conditions de réservation, de paiement, de modification et d’annulation applicables, dans la mesure permise par la loi.
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